Een functional fitness wedstrijd organiseren, de gids

Een functional fitness wedstrijd organiseren is een serieus project. Een format bepalen, inschrijvingen verkopen, WODs schrijven, heats plannen en een dag laten verlopen zonder haperingen. Het goede nieuws is dat je niets mist als je het werk in stappen opdeelt. Hier is de complete checklist, op volgorde, van idee tot de eerste heat op de floor.

Stap 1. Bepaal het format van je wedstrijd

Alles begint hier. Voordat je iets opent, leg je de basis. Kies de discipline (functional fitness gescoord met WODs, of een getimede hybride race) en de locatie, op locatie of online. Bepaal daarna je divisies, solo, duo's, teams of gemixt, en hoeveel mannen en vrouwen er per team meedoen. Stel voor elke divisie de vereiste niveaus vast (Scaled, Inter, RX, Master, Teens, Adaptive, Elite) en schrijf je standards, de bewegingsregels die je juryleden toepassen. Hoe duidelijker je standards, hoe minder discussie je krijgt op de floor.

Een format met meerdere rondes? Je kunt je fysieke wedstrijd splitsen in kwalificatierondes gevolgd door finales, met benoemde groepen. Het klassement wordt in twee fasen afgehandeld, zonder gedoe.

Stap 2. Koppel Stripe Connect om betaald te worden

Geen betaling, geen inschrijving. Koppel je Stripe Connect-account rechtstreeks vanuit je organisatoromgeving. Hierdoor ontvang je inschrijvingen op je eigen rekening, zonder tussenpersoon die je geld vasthoudt. Zolang Stripe niet is ingesteld, blijft publiceren geblokkeerd, dit is een waarborg en geen obstakel. Onboarding duurt een paar minuten, en je atleten kunnen betalen met kaart, Apple Pay, Google Pay of Bancontact.

Stap 3. Stel je prijzen vast met een transparante uitbetaling

Voor elke divisie stel je de ticketprijs vast. Terwijl je die invoert, tonen we het live overzicht van de uitbetaling, wat de atleet betaalt, de servicekosten van Throwdown, de geschatte Stripe-kosten en wat jij netto overhoudt. Geen verrassingen bij de uitbetaling. Wij rekenen 3% + 1,50 € per inschrijving, en dat is alles wat je betaalt. Een gratis plek is 0% + 0 €. Een wedstrijd voor een goed doel, waarvan de opbrengst volledig wordt doorgestort, is ook 0% + 0 € met een donatiebewijs.

Ben je platforms aan het vergelijken? Zo verhoudt Throwdown zich tot Competition Corner. Ons tarief staat uitgelegd op de pagina met tarieven.

Stap 4. Open de inschrijvingen

Je stelt je inschrijvingsperiode in, je plekken per divisie en opent de ticketverkoop. Je atleten schrijven zich als team in via één doorlopend proces, divisie kiezen, standards lezen, één formulier per lid, keuze van goodies (t-shirts met maten) en de naam van hun club of box. Zodra een divisie Uitverkocht toont, springt automatisch een wachtlijst in werking, je verzamelt e-mail en telefoonnummer van geïnteresseerden zodat je ze kunt informeren als er een plek vrijkomt. Je kunt ook kortingscodes toevoegen (percentage of vast bedrag) en een uitnodigingscode voor een besloten wedstrijd.

Moet je iemand op de dag zelf aan de balie inschrijven? Handmatige inschrijving maakt het account van de atleet aan en stuurt hun toegang per e-mail. Wil je hier dieper op ingaan, lees dan onze uitgebreide gids over inschrijvingen en ticketing.

Stap 5. Bouw je WODs en scoring

Dit is het hart van je wedstrijd. Voor elke WOD definieer je een of meerdere scorings, met het scoretype (Tijd, Reps, Rounds, Punten, Gewicht in kg, Afstand in m), een time cap, de klasseringsrichting (hoogste of laagste wint), tot twee tie-breaks en een coëfficiënt om het gewicht van het onderdeel te bepalen. Je kiest of een WOD geldt voor alle divisies of voor een subset. De automatische klasseringsengine doet de rest, aflopende punten, coëfficiënten, tie-breaks, subcategorieën, gelijke standen en gedeeltelijke WODs worden zonder handmatig rekenwerk verwerkt.

Wil je alles weten over de puntentelling, bekijk dan onze gids over het automatische klassement. Bevat je wedstrijd een getimede sprint, dan voert chip tijdwaarneming de tijden automatisch in het klassement in.

Stap 6. Bereid de heat planning voor

Zodra je inschrijvingen en WODs klaarstaan, genereer je je planning. Automatische heat generatie bouwt je heats per divisie, gesorteerd op ranking, in piramidevolgorde, met een top-N cut indien nodig en een filter op atleten die aanwezig zijn bij check-in. Je wijst per lane een atleet en een jurylid toe, en de timing sluit automatisch op elkaar aan (briefing, warming-up, WOD). Daarna exporteer je de planning naar Excel als gekleurd rooster, klaar voor je staff op de floor. Het is de meest tijdrovende taak van een wedstrijd, en toch geregeld in een paar klikken. De details staan in onze gids over heat planning en heats.

Stap 7. De grote dag

Op de dag zelf draait alles om organisatie. Hier is de volgorde van de operaties.

Aan atletenzijde geeft de iOS- en Android-app hen toegang tot hun planning, hun heat en het live publieke klassement. Jij houdt alles onder controle vanuit je eigen omgeving, zonder spreadsheet die uit sync raakt.