Le calendrier des inscriptions d'une compétition

Une compétition ne se remplit pas le jour où sa page est publiée. Les athlètes ont besoin de temps pour s'entraîner, trouver un binôme ou une équipe, poser un congé et parfois réserver un trajet. L'organisateur a besoin d'un nombre d'inscrits fiable assez tôt pour prévoir les juges, le matériel et le planning. Le calendrier des inscriptions sert ces deux besoins à la fois.

Le délai entre l'ouverture et le jour J

Le bon délai dépend surtout de la distance que parcourent les athlètes. Pour une compétition de box qui attire un public de la région, deux à trois mois suffisent. Au delà, une partie des athlètes ne sait pas encore si elle sera disponible. Pour un événement qui fait venir des équipes d'autres régions ou d'autres pays, quatre à six mois laissent le temps d'organiser le voyage et l'hébergement.

Un délai trop court pénalise surtout les équipes. Réunir quatre personnes disponibles le même week-end demande plusieurs semaines, et ce sont souvent elles qui s'inscrivent en dernier.

L'annonce de l'ouverture

Une date et une heure publiées à l'avance rendent l'ouverture équitable. Chacun sait quand se connecter, et les places ne vont pas seulement à ceux qui ont vu la page au bon moment. Deux à trois semaines d'annonce suffisent en général.

Sur Throwdown, la page de la compétition affiche la date d'ouverture et propose de laisser son adresse. Chaque personne qui l'a laissée reçoit un mail au moment où les inscriptions ouvrent. Une heure en soirée, en semaine, permet au plus grand nombre d'être disponible.

L'accès anticipé

Certaines personnes font vivre la compétition avant qu'elle ait lieu, comme les bénévoles, les membres de la box qui l'accueille ou les athlètes du pays où elle se tient. Leur ouvrir les inscriptions quelques heures ou quelques jours plus tôt est une façon simple de les remercier.

Throwdown propose deux mécanismes. Une liste d'accès prioritaire ouvre les inscriptions plus tôt aux adresses choisies par l'organisateur, avec une réduction possible pour chacune. Une ouverture anticipée par pays donne de l'avance aux athlètes locaux sur un événement international.

Le tarif early bird

Un tarif réduit pour les premiers inscrits a du sens quand il récompense un engagement pris tôt. L'athlète s'organise plus tôt et paie moins, l'organisateur connaît plus vite le volume de sa compétition et peut engager ses dépenses en confiance.

L'offre se borne par une date ou par un nombre de places. Une durée de deux à quatre semaines après l'ouverture est courante. Sur Throwdown, la réduction s'applique à toutes les divisions et le prix normal revient de lui-même à l'échéance ou une fois le quota atteint. La page de la compétition affiche le prix barré et la date de fin de l'offre.

La clôture des inscriptions

La date de clôture se décide à partir de ce qui doit être prêt le jour J. Les vagues se construisent sur la liste définitive des inscrits, les t-shirts se commandent avec les tailles et les juges se répartissent selon le nombre de vagues. Deux à trois semaines avant la compétition laissent le temps de tout préparer.

Une division peut fermer avant les autres, par exemple quand ses vagues doivent être publiées plus tôt. Quand une division est complète, la liste d'attente prend le relais. Les places libérées sont proposées aux personnes en attente, par l'organisateur ou automatiquement selon son choix.

L'annulation et le remboursement

Les règles d'annulation s'écrivent avant l'ouverture. Un barème clair, publié dans le règlement, évite de trancher au cas par cas quand un athlète se blesse. L'Option annulation flex de Throwdown permet à l'athlète d'acheter ce droit au moment de son inscription, avec un remboursement de sa place qui dépend de la date de sa demande. Le fonctionnement complet des paiements est détaillé dans l'article sur la billetterie Throwdown.

Le calendrier type