Ein Wettkampf füllt sich nicht an dem Tag, an dem seine Seite online geht. Athletinnen und Athleten brauchen Zeit, um zu trainieren, einen Partner oder ein Team zu finden, Urlaub zu nehmen und manchmal eine Reise zu planen. Der Veranstalter braucht früh genug eine verlässliche Zahl an Anmeldungen, um Kampfrichter, Material und Zeitplan zu planen. Der Anmeldezeitplan dient beiden Anliegen zugleich.
Der Vorlauf zwischen Öffnung und Wettkampftag
Der passende Vorlauf hängt vor allem davon ab, wie weit die Athletinnen und Athleten anreisen. Für einen Wettkampf in einer Box mit regionalem Publikum reichen zwei bis drei Monate. Bei längerem Vorlauf wissen manche Athletinnen und Athleten noch nicht, ob sie Zeit haben werden. Für eine Veranstaltung, zu der Teams aus anderen Regionen oder Ländern kommen, bleibt mit vier bis sechs Monaten genug Zeit, Reise und Unterkunft zu organisieren.
Ein zu kurzer Vorlauf benachteiligt vor allem Teams. Vier Personen zu finden, die am selben Wochenende Zeit haben, dauert mehrere Wochen, und Teams melden sich oft als Letzte an.
Die Ankündigung der Öffnung
Ein vorab veröffentlichtes Datum mit Uhrzeit macht die Öffnung fair. Alle wissen, wann sie sich einloggen sollen, und die Plätze gehen nicht nur an diejenigen, die die Seite zufällig im richtigen Moment gesehen haben. Zwei bis drei Wochen Vorankündigung reichen in der Regel.
Auf Throwdown zeigt die Wettkampfseite das Datum der Öffnung an, und Besucher können ihre E-Mail-Adresse hinterlassen. Alle, die sie hinterlassen haben, erhalten eine E-Mail, sobald die Anmeldung öffnet. An einem Wochentag am Abend können die meisten dabei sein.
Der Vorabzugang
Manche Menschen tragen den Wettkampf schon, bevor er stattfindet, etwa die Helfer, die Mitglieder der gastgebenden Box oder die Athletinnen und Athleten aus dem Land, in dem er ausgetragen wird. Ihnen die Anmeldung einige Stunden oder Tage früher zu öffnen, ist eine einfache Art, ihnen zu danken.
Throwdown bietet dafür zwei Mechanismen. Eine Prioritätsliste öffnet die Anmeldung früher für die vom Veranstalter gewählten E-Mail-Adressen, auf Wunsch mit einer Ermäßigung für jede davon. Eine vorzeitige Öffnung nach Land verschafft lokalen Athletinnen und Athleten bei einer internationalen Veranstaltung einen Vorsprung.
Der Early-Bird-Tarif
Ein reduzierter Preis für die ersten Anmeldungen ist sinnvoll, wenn er eine frühe Zusage belohnt. Athletinnen und Athleten planen früher und zahlen weniger, und der Veranstalter kennt die Größe seines Wettkampfs früher und kann seine Ausgaben mit Sicherheit planen.
Das Angebot wird durch ein Datum oder eine Zahl an Plätzen begrenzt. Üblich sind zwei bis vier Wochen nach der Öffnung. Auf Throwdown gilt die Ermäßigung für alle Divisionen, und der reguläre Preis gilt automatisch wieder, sobald die Frist abläuft oder das Kontingent erreicht ist. Die Wettkampfseite zeigt den durchgestrichenen Preis und das Enddatum des Angebots.
Der Anmeldeschluss
Der Anmeldeschluss ergibt sich aus dem, was am Wettkampftag bereit sein muss. Die Heats entstehen aus der endgültigen Liste der Anmeldungen, T-Shirts werden nach Größen bestellt und die Kampfrichter werden nach der Zahl der Heats eingeteilt. Zwei bis drei Wochen vor dem Wettkampf bleibt genug Zeit, um alles vorzubereiten.
Eine Division kann vor den anderen schließen, zum Beispiel wenn ihre Heats früher veröffentlicht werden müssen. Ist eine Division voll, übernimmt die Warteliste. Frei gewordene Plätze werden den Wartenden angeboten, je nach Wahl des Veranstalters von ihm selbst oder automatisch.
Stornierung und Rückerstattung
Die Stornierungsregeln werden vor der Öffnung festgelegt. Eine klare Staffelung, im Reglement veröffentlicht, erspart Entscheidungen von Fall zu Fall, wenn sich ein Athlet verletzt. Mit der Flex-Stornierungsoption von Throwdown können Athletinnen und Athleten dieses Recht bei der Anmeldung erwerben, mit einer Rückerstattung ihres Platzes, die vom Datum ihres Antrags abhängt. Wie die Zahlungen funktionieren, erklärt der Artikel Online-Anmeldung und Ticketing für deinen Wettkampf.
Ein typischer Zeitplan
| Schritt | Lokaler Wettkampf | Veranstaltung mit Anreise |
|---|---|---|
| Ankündigung des Wettkampfdatums | 4 Monate vorher | 8 Monate vorher |
| Ankündigung der Anmeldeöffnung | 3,5 Monate vorher | 6,5 Monate vorher |
| Öffnung der Anmeldung | 3 Monate vorher | 6 Monate vorher |
| Ende des Early-Bird-Tarifs | 2 Monate vorher | 5 Monate vorher |
| Anmeldeschluss | 3 Wochen vorher | 3 Wochen vorher |
| Veröffentlichung der Heats | 2 Wochen vorher | 2 Wochen vorher |
Häufige Fragen
- So lässt sich die Öffnung am einfachsten ankündigen. Eine gestaffelte Öffnung ist sinnvoll, wenn eine Division von einer anderen abhängt, zum Beispiel bei einem Finale, das nach den Qualifikationen öffnet.
- Zwei bis vier Wochen nach der Öffnung oder bis zu einer angekündigten Zahl an Plätzen. Danach wird die Ermäßigung zum üblichen Preis und belohnt keine frühe Zusage mehr.
- Die Warteliste sammelt die Anfragen, und frei gewordene Plätze werden den Wartenden angeboten. Die Zahl der Wartenden hilft außerdem, die Größe der nächsten Auflage zu planen.
- Ja, indem das Enddatum verschoben wird, für den ganzen Wettkampf oder für eine einzelne Division. Die betroffenen Heats müssen dann neu erstellt werden.
