Una competición no se llena el día en que se publica su página. Los atletas necesitan tiempo para entrenar, encontrar pareja o equipo, pedir un día libre y a veces organizar un viaje. El organizador necesita un número fiable de inscritos con suficiente antelación para prever jueces, material y horario. El calendario de inscripciones responde a las dos necesidades a la vez.
El plazo entre la apertura y el evento
El plazo adecuado depende sobre todo de la distancia que recorren los atletas. Para una competición de box que atrae a un público de la zona, bastan dos o tres meses. Con más antelación, parte de los atletas todavía no sabe si estará disponible. Para un evento que reúne a equipos de otras regiones o de otros países, de cuatro a seis meses dejan tiempo para organizar el viaje y el alojamiento.
Un plazo demasiado corto perjudica sobre todo a los equipos. Reunir a cuatro personas libres el mismo fin de semana lleva varias semanas, y los equipos suelen ser los últimos en inscribirse.
El anuncio de la apertura
Una fecha y una hora publicadas con antelación hacen que la apertura sea justa. Todo el mundo sabe cuándo conectarse, y las plazas no van solo a quienes vieron la página en el momento oportuno. Con dos o tres semanas de aviso suele bastar.
En Throwdown, la página de la competición muestra la fecha de apertura y permite dejar el correo electrónico. Cada persona que lo ha dejado recibe un correo en cuanto se abren las inscripciones. Una hora de tarde entre semana permite que esté disponible el mayor número de personas.
El acceso anticipado
Algunas personas dan vida a la competición antes de que se celebre, como los voluntarios, los miembros del box anfitrión o los atletas del país donde tiene lugar. Abrirles las inscripciones unas horas o unos días antes es una forma sencilla de darles las gracias.
Throwdown ofrece dos mecanismos. Una lista de acceso prioritario abre las inscripciones antes a las direcciones de correo elegidas por el organizador, con un descuento opcional para cada una. Una apertura anticipada por país da ventaja a los atletas locales en un evento internacional.
La tarifa early bird
Un precio reducido para los primeros inscritos tiene sentido cuando premia un compromiso temprano. El atleta se organiza antes y paga menos, y el organizador conoce antes el tamaño de su competición y puede comprometer sus gastos con confianza.
La oferta se limita por una fecha o por un número de plazas. Es habitual mantenerla entre dos y cuatro semanas después de la apertura. En Throwdown, el descuento se aplica a todas las divisiones y el precio normal vuelve por sí solo al llegar la fecha límite o al alcanzarse el cupo. La página de la competición muestra el precio tachado y la fecha de fin de la oferta.
El cierre de las inscripciones
La fecha de cierre se decide a partir de lo que debe estar listo el día de la competición. Las tandas se montan con la lista definitiva de inscritos, las camisetas se encargan por tallas y los jueces se reparten según el número de tandas. Entre dos y tres semanas antes de la competición hay tiempo para prepararlo todo.
Una división puede cerrar antes que las demás, por ejemplo cuando sus tandas deben publicarse antes. Cuando una división está completa, la lista de espera toma el relevo. Las plazas que quedan libres se ofrecen a las personas en espera, de forma manual o automática según elija el organizador.
La anulación y el reembolso
Las condiciones de anulación se redactan antes de la apertura. Una escala clara, publicada en el reglamento, evita decidir caso por caso cuando un atleta se lesiona. La opción de anulación Flex de Throwdown permite al atleta comprar este derecho al inscribirse, con un reembolso de su plaza que depende de la fecha de su solicitud. El funcionamiento completo de los pagos se explica en el artículo sobre inscripciones y venta de entradas online.
El calendario tipo
| Etapa | Competición local | Evento con desplazamiento |
|---|---|---|
| Anuncio de la fecha de la competición | 4 meses antes | 8 meses antes |
| Anuncio de la apertura de inscripciones | 3 meses y medio antes | 6 meses y medio antes |
| Apertura de inscripciones | 3 meses antes | 6 meses antes |
| Fin de la tarifa early bird | 2 meses antes | 5 meses antes |
| Cierre de inscripciones | 3 semanas antes | 3 semanas antes |
| Publicación de las tandas | 2 semanas antes | 2 semanas antes |
Preguntas frecuentes
- Es lo más sencillo de anunciar. Una apertura escalonada tiene sentido cuando una división depende de otra, por ejemplo una final que se abre después de las clasificatorias.
- Entre dos y cuatro semanas después de la apertura, o hasta un número de plazas anunciado. Más allá, el descuento se convierte en el precio habitual y deja de premiar el compromiso.
- La lista de espera recoge las solicitudes, y las plazas que quedan libres se ofrecen a las personas en espera. El número de personas en espera también ayuda a dimensionar la siguiente edición.
- Sí, retrasando la fecha de fin, en toda la competición o en una sola división. En ese caso hay que rehacer las tandas afectadas.
