De planning van de inschrijvingen voor een wedstrijd

Een wedstrijd loopt niet vol op de dag dat de pagina online komt. Atleten hebben tijd nodig om te trainen, een partner of team te vinden, een vrije dag te regelen en soms een reis te plannen. De organisator heeft vroeg genoeg een betrouwbaar aantal inschrijvingen nodig om juryleden, materiaal en het tijdschema te plannen. De planning van de inschrijvingen dient beide behoeften tegelijk.

De tijd tussen opening en wedstrijddag

Hoeveel tijd je nodig hebt, hangt vooral af van hoe ver atleten reizen. Voor een wedstrijd in een box met publiek uit de regio volstaan twee tot drie maanden. Wie verder vooruit opent, merkt dat een deel van de atleten nog niet weet of het beschikbaar is. Voor een evenement dat teams uit andere regio's of landen trekt, geven vier tot zes maanden tijd om reis en overnachting te regelen.

Een te korte termijn benadeelt vooral teams. Vier mensen vinden die in hetzelfde weekend vrij zijn, kost een paar weken, en teams schrijven zich vaak als laatste in.

De aankondiging van de opening

Een datum en tijdstip die vooraf gepubliceerd zijn, maken de opening eerlijk. Iedereen weet wanneer hij moet inloggen, en de plekken gaan niet alleen naar wie de pagina toevallig op het juiste moment zag. Twee tot drie weken vooraf aankondigen is meestal genoeg.

Op Throwdown toont de pagina van de wedstrijd de openingsdatum en kunnen bezoekers hun e-mailadres achterlaten. Iedereen die dat deed, krijgt een e-mail zodra de inschrijvingen openen. Een tijdstip op een doordeweekse avond zorgt dat zoveel mogelijk mensen beschikbaar zijn.

Vroege toegang

Sommige mensen geven de wedstrijd al vorm voordat die plaatsvindt, zoals vrijwilligers, leden van de box die de wedstrijd ontvangt of atleten uit het land waar die gehouden wordt. Hen een paar uur of dagen eerder laten inschrijven is een eenvoudige manier om hen te bedanken.

Throwdown biedt twee mechanismen. Een voorrangslijst opent de inschrijvingen eerder voor de e-mailadressen die de organisator kiest, met een optionele korting per adres. Een vroegere opening per land geeft lokale atleten een voorsprong bij een internationaal evenement.

De early bird prijs

Een lagere prijs voor de eerste inschrijvingen is zinvol als die een vroege beslissing beloont. De atleet plant eerder en betaalt minder, en de organisator kent sneller de omvang van de wedstrijd en kan met vertrouwen uitgaven aangaan.

Het aanbod wordt begrensd door een datum of een aantal plaatsen. Twee tot vier weken na de opening is gebruikelijk. Op Throwdown geldt de korting voor alle divisies en komt de normale prijs vanzelf terug op de einddatum of zodra het quotum bereikt is. De pagina van de wedstrijd toont de doorgestreepte prijs en de einddatum van het aanbod.

De sluiting van de inschrijvingen

De sluitingsdatum volgt uit wat er op de wedstrijddag klaar moet zijn. De heats worden samengesteld op basis van de definitieve lijst van inschrijvingen, de t-shirts worden per maat besteld en de juryleden worden verdeeld volgens het aantal heats. Twee tot drie weken voor de wedstrijd laat genoeg tijd om alles voor te bereiden.

Een divisie kan eerder sluiten dan de andere, bijvoorbeeld als de heats ervan eerder gepubliceerd moeten worden. Als een divisie vol is, neemt de wachtlijst het over. Vrijgekomen plekken gaan naar de mensen op de wachtlijst, door de organisator of automatisch, naar keuze van de organisator.

Annulering en terugbetaling

De annuleringsregels worden voor de opening vastgelegd. Een duidelijke regeling, gepubliceerd in het reglement, voorkomt dat je geval per geval moet beslissen als een atleet geblesseerd raakt. Met de Flex annuleeroptie van Throwdown kan de atleet dit recht bij de inschrijving kopen, met een terugbetaling van de plek die afhangt van de datum van het verzoek. Hoe de betalingen werken, staat in het artikel over online inschrijving en ticketing voor je wedstrijd.

Een standaardplanning