Una competizione non si riempie il giorno in cui la sua pagina viene pubblicata. Gli atleti hanno bisogno di tempo per allenarsi, trovare un partner o una squadra, prendere un giorno di ferie e a volte organizzare un viaggio. L'organizzatore ha bisogno di un numero di iscritti affidabile abbastanza presto da pianificare giudici, materiale e programma. Il calendario delle iscrizioni risponde a entrambe le esigenze.
Il tempo tra l'apertura e l'evento
Il tempo giusto dipende soprattutto dalla distanza che percorrono gli atleti. Per una competizione in un box che attira un pubblico della regione bastano due o tre mesi. Oltre, una parte degli atleti non sa ancora se sarà disponibile. Per un evento che porta squadre da altre regioni o da altri paesi, da quattro a sei mesi lasciano il tempo di organizzare viaggio e alloggio.
Un preavviso troppo breve penalizza soprattutto le squadre. Trovare quattro persone libere nello stesso fine settimana richiede diverse settimane, e spesso sono proprio le squadre a iscriversi per ultime.
L'annuncio dell'apertura
Una data e un orario pubblicati in anticipo rendono l'apertura equa. Ognuno sa quando collegarsi, e i posti non vanno solo a chi ha visto la pagina nel momento giusto. Di solito bastano due o tre settimane di preavviso.
Su Throwdown la pagina della competizione mostra la data di apertura e permette ai visitatori di lasciare il proprio indirizzo email. Chi lo ha lasciato riceve un'email nel momento in cui le iscrizioni aprono. Un orario serale in un giorno feriale permette al maggior numero di persone di essere disponibile.
L'accesso anticipato
Alcune persone danno vita alla competizione prima che si svolga, come i volontari, i membri del box che la ospita o gli atleti del paese in cui si tiene. Aprire loro le iscrizioni qualche ora o qualche giorno prima è un modo semplice per ringraziarli.
Throwdown offre due meccanismi. Una lista di accesso prioritario apre le iscrizioni in anticipo agli indirizzi email scelti dall'organizzatore, con uno sconto facoltativo per ciascuno. Un'apertura anticipata per paese dà un vantaggio agli atleti locali su un evento internazionale.
La tariffa early bird
Un prezzo ridotto per i primi iscritti ha senso quando premia un impegno preso presto. L'atleta si organizza prima e paga meno, l'organizzatore conosce prima le dimensioni della competizione e può sostenere le spese con fiducia.
L'offerta si limita con una data o con un numero di posti. Una durata da due a quattro settimane dopo l'apertura è comune. Su Throwdown lo sconto si applica a tutte le divisioni e il prezzo normale torna da solo alla scadenza o una volta raggiunta la quota. La pagina della competizione mostra il prezzo barrato e la data di fine dell'offerta.
La chiusura delle iscrizioni
La data di chiusura dipende da ciò che deve essere pronto il giorno dell'evento. Gli heat si costruiscono sulla lista definitiva degli iscritti, le t-shirt si ordinano in base alle taglie e i giudici si assegnano in base al numero di heat. Due o tre settimane prima della competizione lasciano il tempo di preparare tutto.
Una divisione può chiudere prima delle altre, per esempio quando i suoi heat devono essere pubblicati prima. Quando una divisione è al completo subentra la lista d'attesa. I posti liberati vengono proposti alle persone in attesa, dall'organizzatore o in automatico, a sua scelta.
Cancellazione e rimborso
Le regole di cancellazione si scrivono prima dell'apertura. Una tabella chiara, pubblicata nel regolamento, evita di decidere caso per caso quando un atleta si infortuna. L'opzione di cancellazione flex di Throwdown permette all'atleta di acquistare questo diritto al momento dell'iscrizione, con un rimborso del posto che dipende dalla data della richiesta. Il funzionamento dei pagamenti è spiegato nell'articolo Iscrizioni e biglietteria online.
Il calendario tipo
| Tappa | Competizione locale | Evento con trasferta |
|---|---|---|
| Annuncio della data della competizione | 4 mesi prima | 8 mesi prima |
| Annuncio dell'apertura delle iscrizioni | 3 mesi e mezzo prima | 6 mesi e mezzo prima |
| Apertura delle iscrizioni | 3 mesi prima | 6 mesi prima |
| Fine dell'early bird | 2 mesi prima | 5 mesi prima |
| Chiusura delle iscrizioni | 3 settimane prima | 3 settimane prima |
| Pubblicazione degli heat | 2 settimane prima | 2 settimane prima |
Domande frequenti
- È la soluzione più semplice da annunciare. Un'apertura scaglionata ha senso quando una divisione dipende da un'altra, per esempio una finale che apre dopo le qualificazioni.
- Da due a quattro settimane dopo l'apertura, o fino a un numero di posti annunciato. Oltre, lo sconto diventa il prezzo abituale e non premia più l'impegno.
- La lista d'attesa raccoglie le richieste, e i posti liberati vengono proposti alle persone in attesa. Il numero di persone in attesa aiuta anche a dimensionare l'edizione successiva.
- Sì, spostando la data di fine, per tutta la competizione o per una sola divisione. Gli heat interessati vanno poi rifatti.
