O calendário das inscrições de uma competição

Uma competição não se enche no dia em que a sua página é publicada. Os atletas precisam de tempo para treinar, encontrar um parceiro ou uma equipa, pedir um dia de folga e por vezes planear uma viagem. O organizador precisa de um número de inscritos fiável com antecedência suficiente para prever os juízes, o material e o planeamento. O calendário das inscrições responde a estas duas necessidades ao mesmo tempo.

A antecedência entre a abertura e o dia da prova

A antecedência certa depende sobretudo da distância que os atletas percorrem. Para uma competição de box que atrai um público da região, dois a três meses chegam. Mais cedo do que isso, parte dos atletas ainda não sabe se vai estar disponível. Para um evento que traz equipas de outras regiões ou de outros países, quatro a seis meses dão tempo para organizar a viagem e o alojamento.

Uma antecedência demasiado curta penaliza sobretudo as equipas. Reunir quatro pessoas disponíveis no mesmo fim de semana leva várias semanas, e as equipas são muitas vezes as últimas a inscrever-se.

O anúncio da abertura

Uma data e uma hora publicadas com antecedência tornam a abertura justa. Todos sabem quando entrar, e as vagas não ficam só para quem viu a página no momento certo. Duas a três semanas de aviso chegam em geral.

Na Throwdown, a página da competição mostra a data de abertura e permite deixar o endereço de email. Cada pessoa que o deixou recebe um email no momento em que as inscrições abrem. Um horário ao fim do dia, num dia de semana, permite que o maior número de pessoas esteja disponível.

O acesso antecipado

Algumas pessoas dão vida à competição antes de ela acontecer, como os voluntários, os membros do box que a acolhe ou os atletas do país onde se realiza. Abrir-lhes as inscrições algumas horas ou alguns dias mais cedo é uma forma simples de lhes agradecer.

A Throwdown propõe dois mecanismos. Uma lista de acesso prioritário abre as inscrições mais cedo aos endereços de email escolhidos pelo organizador, com um desconto opcional para cada um. Uma abertura antecipada por país dá vantagem aos atletas locais num evento internacional.

A tarifa early bird

Um preço reduzido para os primeiros inscritos faz sentido quando recompensa um compromisso assumido cedo. O atleta organiza-se mais cedo e paga menos, e o organizador conhece mais depressa a dimensão da competição e pode assumir as despesas com confiança.

A oferta é limitada por uma data ou por um número de vagas. Duas a quatro semanas após a abertura é o mais comum. Na Throwdown, o desconto aplica-se a todas as divisões e o preço normal volta por si só no fim do prazo ou quando a quota é atingida. A página da competição mostra o preço riscado e a data de fim da oferta.

O encerramento das inscrições

A data de encerramento decide-se a partir do que tem de estar pronto no dia da prova. As heats constroem-se com a lista definitiva de inscritos, as t-shirts encomendam-se por tamanho e os juízes distribuem-se conforme o número de heats. Duas a três semanas antes da competição dão tempo para preparar tudo.

Uma divisão pode encerrar antes das outras, por exemplo quando as suas heats têm de ser publicadas mais cedo. Quando uma divisão fica cheia, a lista de espera assume. As vagas libertadas são propostas às pessoas em espera, pelo organizador ou automaticamente, conforme a sua escolha.

O cancelamento e o reembolso

As regras de cancelamento escrevem-se antes da abertura. Uma tabela clara, publicada no regulamento, evita decidir caso a caso quando um atleta se lesiona. A Opção de cancelamento flex da Throwdown permite ao atleta comprar este direito no momento da inscrição, com um reembolso da sua vaga que depende da data do pedido. O funcionamento completo dos pagamentos está explicado no artigo sobre inscrições e bilhética online.

O calendário tipo