En konkurrence bliver ikke fyldt samme dag, som siden går online. Atleterne skal have tid til at træne, finde en makker eller et hold, tage fri og nogle gange planlægge en rejse. Arrangøren har brug for et pålideligt antal tilmeldte tidligt nok til at planlægge dommere, udstyr og tidsplan. Tidsplanen for tilmeldingen tjener begge behov på én gang.
Tiden mellem åbningen og dagen
Hvor lang tid der skal gå, afhænger mest af, hvor langt atleterne rejser. Til en konkurrence i en box, der trækker et regionalt publikum, er to til tre måneder nok. Åbner den tidligere, ved en del af atleterne endnu ikke, om de kan. Til et event, der samler hold fra andre regioner eller lande, giver fire til seks måneder tid til at ordne rejse og overnatning.
For kort tid rammer især holdene. Det tager flere uger at finde fire personer, der er fri samme weekend, og holdene er ofte de sidste til at tilmelde sig.
Udmeldingen af åbningen
En dato og et klokkeslæt, der offentliggøres på forhånd, gør åbningen retfærdig. Alle ved, hvornår de skal logge ind, og pladserne går ikke kun til dem, der tilfældigvis så siden på det rigtige tidspunkt. To til tre ugers varsel er som regel nok.
På Throwdown viser konkurrencens side åbningsdatoen, og besøgende kan lægge deres mailadresse. Alle, der har lagt den, får en mail i det øjeblik tilmeldingen åbner. Et tidspunkt om aftenen på en hverdag gør, at flest mulige kan være klar.
Tidlig adgang
Nogle personer giver konkurrencen liv, før den finder sted, for eksempel de frivillige, medlemmerne af den box, der er vært, eller atleterne fra det land, hvor den afholdes. At åbne tilmeldingen for dem nogle timer eller dage tidligere er en enkel måde at takke dem på.
Throwdown har to mekanismer. En prioritetsliste åbner tilmeldingen tidligere for de mailadresser, arrangøren har valgt, med mulighed for en rabat til hver. En tidlig åbning pr. land giver de lokale atleter et forspring til et internationalt event.
Early bird prisen
En nedsat pris for de første tilmeldte giver mening, når den belønner, at man binder sig tidligt. Atleten kommer tidligere i gang med planlægningen og betaler mindre, og arrangøren kender konkurrencens omfang tidligere og kan forpligte sig til udgifter med ro i maven.
Tilbuddet begrænses af en dato eller et antal pladser. To til fire uger efter åbningen er almindeligt. På Throwdown gælder rabatten for alle divisioner, og normalprisen vender selv tilbage ved fristen, eller når kvoten er nået. Konkurrencens side viser den overstregede pris og slutdatoen for tilbuddet.
Lukningen af tilmeldingen
Lukkedatoen følger af det, der skal være klar på dagen. Heats lægges ud fra den endelige liste over tilmeldte, t-shirts bestilles efter størrelse, og dommerne fordeles efter antallet af heats. To til tre uger før konkurrencen giver tid til at forberede det hele.
En division kan lukke før de andre, for eksempel når dens heats skal offentliggøres tidligere. Når en division er fyldt, tager ventelisten over. Ledige pladser tilbydes dem, der venter, af arrangøren eller automatisk, efter arrangørens valg.
Afbud og refusion
Reglerne for afbud skrives før åbningen. En klar skala, offentliggjort i reglementet, gør, at man ikke skal afgøre sag for sag, når en atlet kommer til skade. Throwdowns Flex-afbudsoption lader atleten købe den ret ved tilmeldingen, med en refusion af pladsen, der afhænger af datoen for anmodningen. Hvordan betalingerne fungerer, gennemgås i artiklen om online tilmelding og billetsalg til din konkurrence.
En typisk tidsplan
| Trin | Lokal konkurrence | Event med rejse |
|---|---|---|
| Konkurrencens dato meldes ud | 4 måneder før | 8 måneder før |
| Åbningen af tilmeldingen meldes ud | 3 og en halv måned før | 6 og en halv måned før |
| Tilmeldingen åbner | 3 måneder før | 6 måneder før |
| Early bird slutter | 2 måneder før | 5 måneder før |
| Tilmeldingen lukker | 3 uger før | 3 uger før |
| Heats offentliggøres | 2 uger før | 2 uger før |
Ofte stillede spørgsmål
- Det er det enkleste at melde ud. En forskudt åbning giver mening, når en division afhænger af en anden, for eksempel en finale, der åbner efter kvalifikationen.
- To til fire uger efter åbningen eller indtil et annonceret antal pladser. Varer den længere, bliver rabatten den sædvanlige pris og belønner ikke længere, at man binder sig.
- Ventelisten samler henvendelserne, og ledige pladser tilbydes dem, der venter. Antallet af ventende hjælper også med at dimensionere den næste udgave.
- Ja, ved at rykke slutdatoen, for hele konkurrencen eller for en enkelt division. De berørte heats skal så lægges om.
