Mijn wachtlijst beheren

Een uitnodiging reserveert de plek

Elke uitnodiging reserveert de plek voor de uitgenodigde persoon gedurende 48 uur. In die tijd staat de divisie voor het publiek als vol en kan niemand anders die plek nemen, ook niet via de betaling. De regel geldt voor alle uitnodigingen:

• die automatisch vertrekken als er een plek vrijkomt,
• die je met de hand verstuurt met de knop Uitnodiging per e-mail versturen op de fiche van iemand op de lijst,
• die je in één keer naar meerdere mensen stuurt, vanuit het venster De wachtlijst uitnodigen? dat opengaat als je het quotum van een divisie opslaat.

Schrijft de persoon zich niet binnen de termijn in, dan verloopt de uitnodiging en gaat de plek automatisch naar de volgende in de rij, zolang de inschrijvingen van de divisie open zijn.

Als er een plek vrijkomt

Het quotum van een divisie verhogen of een inschrijving verwijderen maakt plekken vrij. De volgenden op de lijst worden uitgenodigd in de volgorde waarin ze op de lijst kwamen, zoveel als er vrije plekken zijn die nog niet door een lopende uitnodiging worden vastgehouden, nooit meer.

Zolang de inschrijvingen van de divisie open zijn, verstuurt de automatische uitnodiging ze binnen 5 minuten. Twee mensen worden nooit voor dezelfde plek uitgenodigd.

Meerdere mensen in één keer uitnodigen

Sla je een nieuw quotum op voor een divisie en zijn er vrije plekken en wachtende personen, dan gaat het venster De wachtlijst uitnodigen? open. Het toont de divisie, de Vrije plekken en de Wachtende personen.

De teller Uit te nodigen personen bepaalt hoeveel mensen een uitnodiging krijgen, hoogstens het aantal vrije plekken. Het zijn de eersten in de rij, in hun volgorde op de lijst. Uitnodigingen versturen stuurt ze meteen. Later sluit het venster zonder iets te versturen, en de automatische uitnodiging neemt het over als de inschrijvingen open zijn.

Deze uitnodigingen stuur je zelf, net als die vanuit de fiche van een persoon. Ze vertrekken dus ook als de inschrijvingen gesloten zijn, zoals hieronder uitgelegd.

Mensen die al elders ingeschreven zijn

Iemand op de lijst kan al ingeschreven zijn in een andere divisie van het evenement. De automatische uitnodiging slaat die persoon over en gaat naar de volgende. Je kunt hem of haar toch zelf uitnodigen:

• vanuit de fiche, met Uitnodiging per e-mail versturen. Het bevestigingsvenster herinnert je bovenaan dat de persoon al elders ingeschreven is;
• vanuit het venster De wachtlijst uitnodigen?, door Ook de personen meenemen die al in een andere divisie zijn ingeschreven aan te vinken.

De plek in de andere divisie verandert niet. De uitnodiging houdt daarnaast een plek hier vast voor dezelfde tijd, genomen van de vrije plekken van deze divisie.

Na het sluiten van de inschrijvingen

Automatische uitnodigingen vertrekken alleen als de inschrijvingen van de divisie open zijn. Hun reservering loopt nooit verder dan de sluiting van de inschrijvingen.

De uitnodigingen die je zelf stuurt, één voor één met Uitnodiging per e-mail versturen of meerdere tegelijk vanuit het venster De wachtlijst uitnodigen?, vertrekken ook als de inschrijvingen gesloten zijn, of voor ze opengaan. Elke uitnodiging loopt dan haar volledige termijn, standaard 48 uur, nooit verder dan de start van de wedstrijd. Tijdens die termijn kan de uitgenodigde persoon, en alleen die, zich inschrijven en betalen in deze divisie, ingelogd met het adres dat de uitnodiging kreeg. Voor iedereen anders blijft de divisie gesloten. Na de termijn gaat de plek terug naar de volgende in de rij, die je op jouw beurt kunt uitnodigen.

Een uitnodiging die je met de hand stuurt, wordt geweigerd als er geen vrije plek meer is in de divisie. De app zegt je dan eerst de capaciteit te verhogen. Ze wordt ook geweigerd minder dan een uur voor de start van de wedstrijd.

Je kunt ook altijd zelf iemand toevoegen via het tabblad Athletes, ook als de inschrijvingen gesloten zijn.

Wil je een divisie weer voor iedereen openen, open haar dan, vink Andere inschrijfdata voor deze divisie aan en schuif de einddatum op. Alleen die divisies gaan weer open, de andere houden hun sluiting, en de automatische uitnodigingen lopen weer in de heropende divisies.

Aan de kant van de atleet

De uitgenodigde persoon krijgt een e-mail die de termijn noemt en naar een uitnodigingspagina leidt. Die pagina toont Je plek wordt vastgehouden tot met de einddatum en het uur, en vraagt om in te loggen met het uitgenodigde adres, het adres dat op de wachtlijst is achtergelaten. Daarna schrijft de persoon zich zoals gewoonlijk in en betaalt.